Política de tratamiento de datos personales

Ercomp Systems INC Ltda (en adelante, Ercomp Systems) es responsable del tratamiento de datos personales.

Los titulares de los datos personales aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme a los términos de esta Política de Privacidad y nos autorizan a su tratamiento en los términos de esta política cuando proporcionan los datos a través de los diferentes medios.

Cometware es una empresa dedicada a proveer soluciones en equipos de alto rendimiento, servicios e infraestructura IT.

Nuestros datos de contacto son:

Razón Social: Ercomp Systems INC Ltda.
Dirección: Cra 15 No 77-75 local 1-193
Teléfono: (601) 6130560
Celular: 318 888 7263 – 318 877 0391
Email: marcela@cometware.com

Tipos de datos personales que reposan en nuestras bases de datos:

Los datos personales que recolectamos en nuestra base de datos, que es utilizada y tratada para cumplir con nuestro objeto, son:

Nombre:
CC o NIT.
Teléfono fijo.
Celular.
Dirección.
Dirección de correo electrónico.

Igualmente, recolectamos de nuestros trabajadores y proveedores la siguiente información:

* Información personal relacionada con su fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, estado civil, sexo, grados de escolaridad, experiencia laboral, referencias personales, nivel y estado socioeconómico y situación financiera.
* Información personal relacionada con su estado de salud, entidades de seguridad social a las que se encuentra afiliado, antecedentes disciplinarios y judiciales.
* Información personal relacionada con su núcleo familiar y dependiente, y sus preferencias personales en términos de actividades y hobbies.

La información suministrada permanecerá almacenada por el término máximo necesario para permitirnos el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a nuestro cargo, especialmente en materia contable, contractual, fiscal y tributaria, o para atender las disposiciones aplicables a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Presumimos la veracidad de la información suministrada y no verificamos, ni asumimos la obligación de verificar la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que nos sean proporcionados.

DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012 tal como se transcriben a continuación:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
3. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4. Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
5. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
6. Políticas de Tratamiento en materia de Protección de Datos Personales: Se refiere al presente documento.
7. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para el caso concreto HACEB.
8. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
9. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Finalidades del tratamiento

Al proporcionar sus Datos Personales, el Titular nos autoriza a usar esta información para las finalidades señaladas en la respectiva solicitud en concordancia con lo previsto en esta Política de Privacidad.

Los Datos Personales que son incluidos en las Bases de Datos de Ercomp Systems provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general. De esta manera, Ercomp Systems tiene diversas Bases de Datos las cuales se clasifican en tres grupos principales dependiendo de su naturaleza, composición y finalidades para el Tratamiento.

La información suministrada por el Titular, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las Bases de Datos de Ercomp Systems o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

1. CLIENTES

Bases de Datos que tienen información de personas naturales y Jurídicas que han adquirido productos o servicios de Ercomp Systems para su propio uso, comercialización a terceros y de potenciales clientes o consumidores.

* Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión administrativa. Conocimiento de terceros con quienes la Compañía tiene relación y realiza transacciones, para dar cumplimiento a la reglamentación sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
* Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre Ercomp Systems y el Titular.
* Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
* Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, contact center, empresas de seguridad y vigilancia, proveedores de servicios de software, entre otros. Estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos suscritos con los mismos.
* Publicidad y prospección comercial - Publicidad propia - Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de la Compañía.
* Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la Compañía tenga algún convenio.
* Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
* Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de clientes. Brindar información sobre la programación de servicios, efectuar seguimiento a los mismos y evaluar la prestación de los servicios.
* Confirmar los datos necesarios para la entrega de productos y/o prestación de servicios.
* Llevar a cabo los trámites de atención de PQR’s presentadas ante la Compañía.
* Proveer nuestros y productos y servicios requeridos directamente o a través de terceros, y recibir retroalimentación.
* Confirmar compras de productos efectuadas vía web o por cualquier otro método no tradicional.
* Publicidad y prospección comercial - Encuestas de opinión Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.
* Realizar encuestas de satisfacción.
* Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo.
* Realizar estudios de crédito, cobranza o riesgo crediticio.
* Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de cobros y pagos - Gestión de facturación y cobro.
* Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgo.
* Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de riesgo crediticio.
* Finalidades varias - Fidelización de clientes Implementar programas de fidelización.

2. EMPLEADOS

Bases de Datos que contienen información personal de los siguientes grupos de interés: empleados actuales o retirados, jubilados y candidatos a procesos de selección, entre otros.

* Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión administrativa. Conocimiento de terceros con quienes la Compañía tiene relación y realiza transacciones, para dar cumplimiento a la reglamentación sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
* Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre Ercomp Systems y el Titular.
* Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
* Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, contact center, empresas de seguridad y vigilancia, proveedores de servicios de software, entre otros. Estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos suscritos con los mismos.
* Recursos humanos - Gestión de personal. Administración de la relación laboral existente.
* Envío de comprobantes, reportes y certificaciones.
* Envío de información sobre beneficios derivados de la relación y otorgados por Ercomp Systems o por terceros con los que éste tenga convenio.
* Consulta en bases de datos públicas para verificación de antecedentes.
* Recursos humanos - Gestión de nómina. Pago de salario, prestaciones sociales, beneficios extralegales y demás conceptos económicos asociados a la relación laboral.
* Recursos humanos - Control de horario. Seguimiento a horarios de ingreso y salida de empleados.
* Recursos humanos - Prestaciones sociales Realización de pagos, aportes y reportes a las entidades de seguridad social, fondos de pensiones y cesantías, compañías aseguradoras y cajas de compensación familiar.
* Finalidades varias - Gestión de sanciones, amonestaciones, llamados de atención, exclusiones. Realización de procesos disciplinarios, llamados de atención y terminación de relación laboral.
* Recursos humanos - Formación de personal - Seguimiento de asistencia a eventos, reuniones y capacitaciones.
* Recursos humanos - Promoción y selección de personal. Envío de información sobre convocatorias laborales.
* Realización de entrevistas, encuestas, pruebas psicotécnicas, evaluaciones médicas y otro tipo de pruebas y exámenes orientados a validaciones requeridas para la relación laboral.
* Publicidad y prospección comercial - Publicidad propia        Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de la Compañía.
* Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la Compañía tenga algún convenio.
* Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
* Publicidad y prospección comercial - Encuestas de opinión. Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.
* Realizar encuestas de satisfacción y sobre asuntos asociados con la relación laboral.
* Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo o determinar hábitos de pago.

3. PROVEEDORES

Bases de Datos que contienen información de proveedores de cualquier tipo de bienes y servicios para Ercomp Systems.

* Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión administrativa. Conocimiento de terceros con quienes la Compañía tiene relación y realiza transacciones, para dar cumplimiento a la reglamentación sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
* Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre Ercomp Systems y el Titular.
* Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
* Compartir con terceros que colaboran con la Compañía y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, contact center, empresas de seguridad y vigilancia, proveedores de servicios de software, entre otros. Estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos suscritos con los mismos.
* Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de proveedores. Elaboración de contratos, órdenes de compra o servicios, informes y reportes relacionados con la relación comercial sostenida entre las partes.
* Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.
* Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de facturación. Gestión de anticipos, facturas y cuentas de cobro.
* Finalidades varias - Prestación de servicios de certificación. Emisión de certificados y comprobantes.
* Publicidad y prospección comercial - Publicidad propia. Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de la Compañía.
* Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la Compañía tenga algún convenio.
* Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
* Envío de información sobre beneficios, eventos, nuevos productos y servicios, trámites, convocatorias, invitaciones a cotizar y en general información asociada a la actividad de la Compañía.
* Publicidad y prospección comercial - Encuestas de opinión. Evaluar la calidad de la relación contractual.
* Realizar encuestas de satisfacción y sobre asuntos asociados con la relación contractual.

SEGURIDAD

Tenemos establecidas políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, independientemente del medio o formato donde se encuentre, de su ubicación temporal o permanente o de la forma en que ésta sea transmitida.

Los terceros contratados por nosotros están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos.

Todo contrato con terceros (contratistas, empleados, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluirá un acuerdo de confidencialidad que detalle sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la información.

Derechos y procedimientos

Usted manifiesta libre, expresa y previamente haber sido informado sobre los derechos que la ley le concede como titular de sus datos personales. Estos derechos se enuncian a continuación:

(I) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la entidad responsable del tratamiento o encargada del tratamiento de sus datos personales.

(II) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.

(III) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales.

(IV) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.

(V) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal en los términos de la Ley 1581 de 2012.

(VI) Acceder en forma gratuita una vez por mes a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, en los términos de la normatividad vigente.

De conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los Derechos antes mencionados podrán ser ejercidos (I) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable; (II) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; (III) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; y/o (IV) Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

Los procedimientos para el ejercicio de sus derechos serán los siguientes:

Procedimiento para consultas

Los titulares, las personas autorizadas o causahabientes podrán consultar su información personal que repose en nuestras bases de datos, caso en el cual le suministraremos la información solicitada, previa verificación de la legitimación para presentar dicha solicitud. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si los titulares o las personas autorizadas consideran que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante nosotros, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

Su reclamo deberá formularse mediante solicitud dirigida a Ercomp Systems con sus datos de identificación, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer como prueba de los hechos. Si el reclamo resultare incompleto, lo requeriremos dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que usted presente la información requerida, entenderemos que ha desistido del reclamo, en los términos del artículo 17 de la Ley 1755 de 2015, estatutaria del Derecho de Petición.

En caso de que no seamos competentes para resolver su reclamo, Ercomp Systems dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles hecho que le será informado al Titular de manera oportuna.

De ser procedente, una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los titulares de datos personales pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales enviando su solicitud al correo electrónico marcela@cometware.com, o en los teléfonos (1) 467 2604, celulares: 318 888 7263 – 318 877 0391 de conformidad con lo establecido en esta Política de Privacidad.

El área de atención de peticiones, consultas o reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos es:

Área: Gerencia
Dirección: Cra 15 No 77-75 local 1-193
Teléfono: (601) 6130560
Celular: 318 888 7263 – 318 877 0391
Email: marcela@cometware.com

Modificaciones y vigencia

Podremos modificar en cualquier momento los términos y condiciones de esta Políticas de Privacidad. Cualquier modificación se informará en la página web y publicando una versión actualizada de las políticas de privacidad. Las bases de datos tendrán vigencia indefinida, de conformidad las finalidades y usos de la información.

Esta política fue modificada y publicada en nuestro sitio web el 18 de noviembre de 2017 y entra en vigencia a partir de la fecha de publicación.